Mums visiem ir 24h diennaktī - ne vairāk, ne mazāk.
Pastāv uzskats, ka prasme plānot savu laiku ir panākumu atslēga, jo no tā kā cilvēks plāno savu laiku, izriet tas, cik daudz viņš spēj paveikt un cik daudz laika viņš spēj atvēlēt visās savās dzīves jomās: gan karjerā, gan mājās, gan ģimenē, gan pašizaugsmē, gan hobijos. Galu galā laika plānošana ir cieši saistīta ar stresa vadību, ar harmoniju, ar laimes izjūtu, ar iespējām, kas rodās vai, kuru trūkst, jo esam apmaldījušies pienākumu jūrā. Un ķermenis pienākumiem gluži dabiski, laiski pretojās, jo īpaši ja uzdevumi ir daudz un haotiski.
"Taču ja ir skaidrība un virzības plāns ir daudz vieglāk mobilizēties."
Motivācijai ir milzu nozīme - Tev ir ne tikai jāzin, ko Tu gribi - Tev ir ļoti jāgrib tas, lai to sasniegtu. Un viss sākas ar vīziju. Vīziju, kura iedzīvina Tavu dvēseles kvēldiegu - kas uzrunā Tavu augstāko "es" - vīzija nav mantkārīga, tā ir drīzāk cēla, bet tajā pat laikā harmoniska. Kāds cilvēks Tu vēlies būt? Kā Tu vēlies justies un Ko Tu vēlies dot nākotnē sabiedrībai? Jo Tavs augstākais "Es" nav par dzīvošanu naudas kaudzē, bet gan par vērtībām un pienesumu sabiedrībai, pasaulei. Tas gan nenozīmē, ka nauda kaut kādā ziņā traucē, nē nauda ir līdzeklis, kurš aug līdz ar Tavu produktivitāti.
Vai Tev ir izplānoti Tavi ilgtermiņa mērķi?
Ilgtermiņa mērķi kālpo kā vadlīnijas visiem mazajiem mērķiem, kuri ikdienu ir daudz, taču svarīga ir virzība pretim lielajiem mērķiem. Pamazām, taču lielajā virzienā.
"Nevienam nav pilnīga kontrole pār ikdienas plānu - tomēr mēs varam daudz vairāk kā mums citreiz šķiet."
Lai efektīvāk plānotu savu laiku, nepieciešama izpratne par to kā šobrīd tiek patērēts laiks un kam tas tiek atvēlēts. Laika un sevis monitorings ir lielisks līdzeklis, lai to paveiktu. Un viens no svarīgākajiem soļiem laika plānošanā un savu mērķu sasniegšanā. Laika un darbību pierakstīšana parādīs problēmzonas un iespējas uzlabojumiem.
Veic laika pierakstu!
Pirms analizē savu laiku, pieraksti vairākas dienas kā Tavs laiks tiek pavadīts (3 - 5 dienas būs pietiekoši). Pieraksti visas savas darbības, jo smalkāk jo labāk 30min laika plānotājā, kurš izskatās aptuveni šādi:
Kā analizēt savu laika ritējumu?
Kad vairākas dienas esi savu laika tabulu pildījusi, pajautā sev sekojošus jautājumus:
- Kuras aktivitātes aizņem lielāko daļu mana laika?
- Kurām aktivitātēm man vajadzētu pievērsties vairāk? Kurām mazāk?
- Cikos es sāku savus svarīgākos darbus, pievēršos savām prioritātēm?
- Cik ilgi es veicu kādu aktivitāti nenovēršoties no tās, bez traucējumiem?
- Kuras no aktivitātēm es varētu izskaust? Ko es varētu deleģēt citiem, lai iegūtu vairāk laika?
- Ko vēl man vajadzētu darīt?
- Kā šīs aktivitātes ir saistītas ar manu ilgtermiņa mērķu sasniegšanu?
Tu vari pat pierakstīt tās aktivitātes, kur šķiet tērē laiku, un cik iztērē to. Saskaiti šīs minūtes kopā stundās, un nolem, kur šo laiku vari investēt jēgpilnāk, darot lietas, kas ir svarīgākas vai nes Tev prieku.
Plāno uz priekšu!
Kad esi izanalizējusi savu esošo laika ritējumu, sapratusi vājās vietas un iespējas, tad laiks ieplānot pozitīvas izmaiņas jaunā plānā. Uzraksti savas idejas jaunā plānā, taču atceries, ka jaunais plāns nenesīs augļus, nestrādās, ja nebūsi apņēmusies kaut ko mainīt sirdī, prātā un visā savā būtībā. Katrā ziņā pieraksts un apzinātība, rada nodoma virzību, un atgādinājumu sev, ka ir iespējams atrast laiku.
Slikta laika plānošanas cēloņi
Pētījumi rāda, ka slikta laika plānošanas cēloņi meklējami mūsu iekšējos izaicinājumos, kurus mēs varam, ar piepūli, taču varam kontrolēt.
- Paļaušanās uz mistisku laiku (Es to paveikšu vēlāk) - ir viegli atlikt darbus, mānot sevi, ka laiks būs vēlāk.
- Nenovērtējot šī brīža aktuālās vajadzības - Izvirzīt prioritātes ir svarīgs elements labai laika plānošanai. Lai gan, lai cik efektīvs būtu Tavs plāns un darbu organizācija, vienmēr var gadīties kas negaidīts. To vajag ņemt vērā, reālistiski izvērtējot, vai ir iespējams paņemt jaunu uzdevumu savā laika plānā.
- Nespēja pateikt "Nē" - problēma ir tā, ka cilvēks nespēj pabeigt svarīgos esošos pienākumus, paņemot jaunus klāt. Vienīgais kā to kontrolēt, ir iemācīties atteikt.
- "Lēkāšana" no viena darba uz citu - rezultējās sliktā koncentrācijā, un nespējā iedziļināties un paveikt darbu kvalitatīvi.
- Nepazīstot sevi - nepieciešams iepazīt sevi un savu darba kultūru. Kādi ir Tavi ieradumi? Vai piekrīti, ka Tev vienmēr jābūt aizsniedzamai? Vai pati zini savu enerģijas ciklu, un plāno svarīgākos darbus, kad esi savā labākajā enerģijas pacēlumā? Vai esi perfekcioniste?
Neskatoties uz iekšējās dabas personiskiem faktoriem, kas ietekmē mūsu produktivitāti, pastāv ārējie traucēkļi, un laika kavēkļi.
- Telefons un tā signāli.
Ieplāno laiku, kad veltīti īsam apskatam un čatošanai, taču samazini to uz minimumu.
Izslēdz skaņu brīžos, kad koncentrējies uz svarīgo, un noslēdz notifikācijas, kas Tev traucē pavisam.
- Izplūdušas tikšanās un sarunas ar kolēģiem, draugiem
Mācies tikšanām veidot struktūru un veidot apkopojumu, noslēdzot to. Atvēli konkrētu laiku un ievēro to.
Tipi efektīvai laika plānošanai savu mērķu sasniegšanai:
1. Turi savus ilgtermiņa plānus kaut kur priekšā visos laikos.
2. Nospraud mērķus un prioritātes mēnešiem, nedēļām un dienām.
3. Plāno uz priekšu. Sāc laicīgi.
4. Atšķir neatliekamu no svarīga.
5. Nekad neuzņemies papildus darbus, neapsverot kā tas ietekmē Tavu esošo darbu apjomu.
6. Strādā savai svarīgākajai prioritātei visupirms.
7. Atbrīvo savu galdu, darba virsmu un apkārtni no traucējošiem priekšmetiem, sakārto haosu.
8. Koncentrējies vienai lietai vienlaicīgi.
9. 20% laika atvēli negaidītajam, lai būtu laiks tikt galā ar svarīgām negaidītām krīzes situācijām.
10. Nosaki reālistisku mērķa sasniegšanas laika līniju, gala termiņu.
11. Saglabā mieru.
12. Nedari neko, ko ir iespējams deleģēt.
* Izmantotais resurss: Leadership, management and administration manual, ITF.